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Tener el perfecto control de los documentos que entran y que salen es una de las tareas indispensables de la que se encarga la gestión de documentos y que ayudará a tenerlos todos de una manera mucho más organizada y libre de riesgos de pérdidas.
Es importante tener en cuenta que los negocios de hostelería mueven a diario una gran cantidad de papeles referentes a datos personales, balances, informes o facturas y gestionarlos de manera manual mediante ficheros puede suponer un desembolso de dinero y tiempo muy elevado. Para ahorrar en ambos factores, existen los sistemas de gestión documental, que son aquellos que aportan una gran cantidad de beneficios a los negocios de hostelería, no sólo en costes y tiempo, sino también en función de mejora de procesos o conservación de los documentos.
La correcta administración de los documentos internos es la clave que conseguirá que el proceso de trabajo pueda ser agilizado, especialmente si se cuenta con un software especializado en esta tarea que automatice los procesos de gestión y clasificación de dichos documentos.
Ahorro de costes
Es evidente que contar con un sistema de gestión documental ayudará a ahorrar no sólo en costes económicos, sino también en espacio que podremos dedicar a otras labores y no únicamente a la acumulación de papeles y ficheros donde conservar la información sensible. Además, al no estar dedicando el tiempo a realizar este tipo de gestión debido a que un software lo realiza de manera automática por nosotros, podremos dedicar ese mismo tiempo a otras labores, por lo que la productividad de la empresa aumentará.
Mayor agilidad en los procesos
Como hemos dicho, automatizar los procesos de gestión documental, servirá para que éstos puedan realizarse con una mayor rapidez y, por tanto, aumentará el grado de control sobre los mismos. Esto supondrá para los negocios de hostelería que el trabajador encargado de la gestión documental pueda dedicarse plenamente a la atención al cliente.
Normativas de seguridad en cumplimiento
Los sistemas de gestión documental también colaboran a que la empresa de hostelería pueda cumplir con mayor adecuación varias normativas de seguridad, especialmente en lo que respecta a la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos).
Homologación documental
Una de las mayores ventajas de contar con un sistema de gestión documental como el de Bizneo HR es el hecho de que este tipo de organización y control está pensado de manera que se pueda garantizar la unificación de los procedimientos, por lo que se establecerá el mismo modelo de documento para toda la empresa, en función del tipo de documento de que se trate. De esta manera, a simple vista se podrá saber si se está tratando un informe, un balance, una factura, etcétera.
Movilidad
Las nuevas tecnologías que se emplean en el uso de los softwares de gestión documental hacen que este tipo de organización supongan una mejora de carácter exponencial en lo que hace referencia al acceso de los documentos desde cualquier ubicación, sin necesidad de estar en la estancia de la oficina o el negocio en el que los ficheros estarían ubicados de no contar con estos sistemas. Los archivos digitales son accesibles desde cualquier lugar.
Mejora del ROI (Return On Investment)
El ROI es el valor monetario que se genera como resultado de realizar distintas actividades de marketing. Contar con un sistema de gestión documental implica que se reducen los costes y se mejora tanto la calidad como la productividad, pudiendo dedicar partidas presupuestas a actividades de marketing que anteriormente la empresa tenía que sacrificar.
Los documentos electrónicos tienen una amplia preservación a largo plazo
Es importante destacar que las nuevas tecnologías aplicadas a los sistemas de gestión documental sirven para que podamos preservar los documentos más importantes de nuestro negocio de hostelería en cualquier formato que resulte necesario, por lo que nos aseguraremos en todo momento de que dispondremos de la información en el momento que la necesitamos, sin arriesgarnos a deterioros por el paso del tiempo o a posibles pérdidas como sí lo haríamos si la organización y el control de documentos fuese de carácter físico y a la manera tradicional.
